lautete der Seminartitel für zwei Veranstaltungen, die am 04.11.2019 im Café Q-chen im Betrieb Johanna Böse-Hartje in Groß Eissel bei Thedinghausen bzw. im Rosencafé des Klosters Brunshausen bei Bettina Plock-Girmann am 10.02.2020 stattfanden. Beide Male informierte der Steuerberater und Rechtsanwalt Jan-Eike Busse, Steuerbüro Busse und Coll. in Sehnde, Landkreis Hannover, die Anwesenden über die wesentlichen Elemente einer korrekten Führung der Barkasse. Dazu stellte er die Anforderungen an die Kassensysteme und deren Aufzeichnungen vor. Er wies die Teilnehmenden darauf hin, sich von der Herstellerfirma des Kassensystems schriftlich bestätigen zu lassen, dass die im Gerät vorhandene Technik dem aktuellen und neusten Stand entspricht. Herr Busse betonte, dass inzwischen jedes Finanzamt Mitarbeitende hat, die sich mit der Technik der Kassensysteme hervorragend auskennen und Daten auslesen, von den die Verantwortlichen in den Betrieben nicht ahnen, dass dies möglich ist.
Die so genannte Kassenrichtlinie regelt die Anforderungen an die Kassensysteme. Sie müssen die Aufzeichnungen einzeln, vollständig, korrekt, zeitgerecht und geordnet vornehmen. Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass die Aufzeichnungen unveränderlich sind und nicht gelöscht werden können. Sie dienen als Vorlage für die Betriebsprüfung. Kassen, die in der Zeit vom 26.11.2010 – 31.12.2019 angeschafft wurden und im Sinne des Kassengesetzes (TSE) nicht aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden. TSE steht für „Technische Sicherheitseinrichtung“ und ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, das vor Manipulationen schützt. Es ist spätestens ab dem 30.09.2020 für elektronische bzw. computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, Tablet-/App-Kassensysteme und Waagen mit Kassenfunktion anzuwenden. TSE-Anforderungen an die Belege sind
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und – beendigung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Transaktionsnummer i.S.d. § 2 Kassensicherungsverordnung
- Entgelt und darauf entfallenden Steuerbetrag sowie anzuwendenden Steuersatz oder im Fall der Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Serien-nummer des Sicherheitsmoduls
- Betrag je Zahlart
- Signaturzähler
- Prüfwert
Bei allen Aufzeichnungen ist es wichtig, dass sie glaubhaft sind, damit das Finanzamt keinen Anlass zu Beanstandungen hat. Daneben sind Datensicherungen unerlässlich, den aus welchem Grund auch immer Daten verloren gehen, z. B. durch Brand, Diebstahl, höhere Gewalt, u. ä., nimmt das Finanzamt im Zweifelsfalle eine Schätzung vor.
Es bestehe keine Registrierkassenpflicht, denn nach wie vor sind so genannte offene Ladenkassen erlaubt.
Der Referent wies auf die Notwendigkeit der Einzelaufzeichnungen hin. Sie sind täglich bzw. spätestens am Folgetag vorzunehmen. Bei Kassen ohne Verkaufspersonal, z. B. am Blumenfeld, Warenautomaten, Milchtankstelle, u. ä. ist die Aufzeichnung bei Leerung zulässig. Im Kassenbuch sind alle Zu- und Abgänge von Bargeld in chronologischer Reihenfolge lückenlos zu belegen und zu erfassen. Es muss zu jedem Zeitpunkt mit dem Kassenstand übereinstimmen. Im Kassenbericht wird der täglich Kassensturz als Ersatz für die Einzelaufzeichnung dokumentiert. Pflicht ist dies, wenn eine offene Ladenkasse geführt wird. Für jede ist dies separat zu ermitteln. Ein Zählprotokoll zu führen, wird empfohlen, ist aber freiwillig.
Zur Bonpflicht, die seit dem 01.01.2020 gilt, sagte der Referent, dass sie ausschließlich für elektronische Aufzeichnungssysteme greift, nicht für die offenen Ladenkassen. Sie erfolgt in Papierform, es sei denn, der Empfänger stimmt einer elektronischen Zustellung zu. Die Einkaufenden sind nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen bzw. der Belegausstellende muss diese nicht aufbewahren.
